สำหรับผู้ที่กำลังจะเปลี่ยนจากทำงานบนกระดาษมาใช้โปรแกรมบัญชีช่วยทำงาน สิ่งที่จะต้องทำในลำดับต้นๆ คือการออกแบบรหัสสินค้า บางคนอาจจะตั้งรหัสแบบตามใจตัวเอง โดยไม่กำหนดรูปแบบแน่นอนจนรหัสดูสับสนไปหมด ท้ายที่สุดคือต้องยกเลิกแล้วเริ่มต้นใหม่ จริงๆ แล้วการออกแบบรหัสสินค้ามีเทคนิคในการออกแบบง่ายๆ ที่สามารถนำไปใช้งานได้จริง และใช้งานได้อย่างถาวรถ้าเริ่มต้นได้อย่างถูกต้องตั้งแต่แรก คำแนะนำมีดังนี้
รหัสควรจะเป็นตัวเลขทั้งหมด แต่ถ้าจำเป็นต้องมีตัวหนังสือร่วม ขอให้ใช้เป็นตัวอักษรภาษาอังกฤษ เพราะเราจะจำลำดับของภาษอังกฤษได้ดีกว่าภาษาไทย เช่น S มาก่อน W แต่ถ้าถามว่า ส กับ ร ตัวอักษรใดมาก่อน อาจจะตอบได้ช้ากว่า
ความยาวของรหัสควรจะเท่ากันทั้งหมด ทั้งนี้เพื่อให้การจัดเรียงรหัสเป็นอย่างถูกต้อง เพราะโปรแกรมเวลาจัดเรียงจะใช้วิธีการจัดเรียงตามตัวอักษร ไม่ได้จัดเรียงตามความมากหรือน้อย เช่น 299999 จะมาก่อน 300 เป็นต้น และเวลาจัดเรียงเราจะรู้ตำแหน่งที่จะแทรกรหัสไปตรงตำแหน่งไหนได้อย่างถูกต้อง
แบ่งกลุ่มของชุดรหัสให้เหมาะกับสินค้า ให้ดูว่าสินค้าของกิจการมีการแบ่งกลุ่ม แบ่งสี แบ่งยี่ห้อ อย่างไร โดยในแต่ละกลุ่มจะมีรหัสควบคุมอยู่ เช่น
- กลุ่มสินค้า 2 หลัก 00 – 99 ได้ 100 กลุ่ม
- กลุ่มยี่ห้อ 2 หลัก 00 – 99 ได้ 100 ยี่ห้อ
- กลุ่มสี 2 หลัก 00 – 99 ได้ 100 สี
- กลุ่มรายละเอียดสินค้า 4 หลัก 0000 – 9999 ได้ 10.000 ชนิด
สมมุติว่าเป็นกิจการขายเครื่องเขียน ปากกาเป็นกลุ่มที่ 03 ยี่ห้อป๊ากเกอร์มีรหัสเป็น 05 สีแดงเป็นรหัส 01 สินค้าเป็นลำดับที่ 9 เราจะได้รูปแบบรหัสเป็น 0305010009 พอมีสินค้าใหม่ของป๊ากเกอร์ เราก็สามารถกำหนดได้ว่าจะให้สินค้าใหม่ไปอยู่ในตำแหน่งใดได้อย่างง่ายดาย
