โดยปกติทั่วไปในการทำบัญชีจะต้องมีการปิดบัญชี เพื่อคำนวณยอดยกไปสำหรับที่จะใช้ในปีถัดไป โปรแกรมบัญชี EASY-ACC ก็เช่นกันจะต้องมีการปิดบัญชี ซึ่งไม่มีขั้นตอนที่ยุ่งยากและใช้เวลาเพียงเล็กน้อย แค่ก็มีข้อที่ควรระมัดระวังเพื่อให้การปิดบัญชีเป็นไปอย่างสมบูรณ์
เตรียมตัวก่อนการปิดบัญชี
- ถ้าเป็นการใช้งานบนระบบ LAN ให้ทุกเครื่องออกจากโปรแกรม EASY-ACC ทั้งหมดก่อน เหลือเฉพาะเครื่องที่จะทำการปิดบัญชีเพียงเครื่องเดียวเท่านั้น
- ทำการสำรองข้อมูลทั้งหมดให้เรียบร้อย แนะนำให้สำรองลงฮาร์ดดิสก์ 1 ครั้ง และ สำรองลงใน Flash Drive อีก 1 ครั้ง เพื่อป้องกันความผิดพลาด
- ในการปิดบัญชีให้อ่านข้อความคำแนะนำต่างๆ ให้ละเอียด หากเกิดความผิดพลาดใดๆ สามารถนำข้อมูลที่สำรองไว้กลับมาลงใหม่และทำการปิดบัญชีใหม่ได้
ขั้นตอนการปิดบัญชี
- โปรแกรมที่จะต้องทำการปิดบัญชีได้แก่
– บัญชีแยกประเภท
– สินค้าคงคลัง
– เจ้าหนี้และค่าใช้จ่าย
– ลูกหนี้และรายได้ - ให้เรียกเข้าทีละโปรแกรมและไปที่รายการ Period > ปิดบัญชีสิ้นปี
- ทำตามคำแนะนำบนหน้าจอและควรอ่านข้อความให้ละเอียดว่าหลังจากปิดบัญชีแล้ว วันที่เริ่มต้นงวดจะเปลี่ยนเป็น 01/01/62 ถ้าปีมากกว่าแสดงว่าได้ปิดบัญชีไปแล้ว ไม่ต้องทำอะไรต่อ ให้ออกจากโปรแกรมได้เลย
- เมื่อปิดครบทุกโปรแกรม ก็พร้อมเริ่มต้นบันทึกรายการของปี 2562 ได้แล้ว
วิธีการปิดบัญชีโดยละเอียดสามารถศึกษาเพิ่มเติมได้จาก Knowledge Base ของโปรแกรม EASY-ACC ซึ่งได้รวบรวมการใช้งานโปรแกรมไว้มากมายตามลิงค์นี้
