โปรแกรมบัญชี อาจจะดูเป็นเรื่องที่หลายคนยังมองไม่เห็นความจำเป็น เพราะยอดขายยังไม่มาก สินค้าไม่ได้มีเยอะ เงินเข้าออกแต่ละวันก็ไม่กี่รายการ เลยคิดว่าไม่มีความจำเป็น ไว้รอให้วันนึงเปิดบิลเยอะๆ ก่อนแล้วค่อยคิดอีกที มันก็เป็นเรื่องจริง แต่ผมขอเสนอมุมมองอีกด้านหนึ่งให้พิจารณากัน
การทำธุรกิจให้มีความมั่นคง อย่างแรกคือการเตรียมระบบงานหลังบ้านให้ดี คือขั้นตอนการทำงานต่างๆ ตั้งแต่การจัดระเบียบพนักงาน ขั้นตอนการเดินเอกสาร ขั้นตอนการจัดส่ง เหมือนกับเราวางระบบต่างๆ ในมันรัดกุมตั้งแต่แรกๆ เมื่อธุรกิจขยายใหญ่โตขึ้น ความวุ่นวายต่างๆ ก็จะไม่มาก อาจจะมีการปรับการทำงานบางส่วน ก็สามารถรองรับงานที่มากขึ้นได้ การเริ่มต้นในขณะที่กิจการอยู่ในช่วงการเตรียมความพร้อม จะเป็นช่วงที่ดีที่สุด เพราะเราจะใส่ใจในทุกๆ เรื่อง และแก้ไขให้การทำงานมีความลื่นไหลไปได้อย่างสะดวก แต่หากรอให้ธุรกิจเริ่มเติบโตความวุ่นวายก็จะมากขึ้น และก็มักจะตอบตัวเองว่า “รอไปก่อน ช่วงนี้กำลังยุ่ง” เชื่อเถอะว่ามันจะไม่ได้รับการแก้ไขสักที
สตีฟ จอบส์ พูดว่า “ เวลาของ คุณมีจำกัด จงอย่าเสียเวลาใช้ชีวิตตามแบบคนอื่น อย่าติดอยู่ในหลักความเชื่อ ซึ่งทำให้คุณใช้ชีวิตตามผลความคิดของผู้อื่น อย่ายอมให้เสียงความคิดของคนอื่น มากลบเสียงที่อยู่ภายในตัวของคุณ และทีสำคัญที่สุด คือ คุณต้องมีความกล้า ที่จะทำตามหัวใจปรารถนาและสัญชาติญาณ เพราะมันรู้ดีว่า จริงๆ แล้ว คุณต้องการเป็นอะไร เรื่องอื่นๆ กลายเป็นเรื่องรองไปโดยสิ้นเชิง ”
โปรแกรมบัญชี เป็นเพียงเครื่องมือชิ้นหนึ่ง ที่เข้ามาช่วยในการจัดระเบียบงานให้เป็นไปตามมาตรฐาน ทุกรายการที่เข้ามาจะต้องมีการบันทึก การออกเอกสารกำกับ ตรวจสอบได้ง่าย มันจะช่วยลดขั้นตอนการทำงานลงได้อย่างมาก เหมือนแต่ก่อนที่เราต้องมีเครื่องคิดเลข เพราะมันช่วยให้เราคำนวณตัวเลขได้รวดเร็ว แต่โอกาสผิดพลาดก็ยังยังมี ต้องคำนวณ 2-3 รอบเพื่อยืนยันว่าตัวเลขที่ได้นั้นถูกต้อง ต่อมาเราก็ใช้ Excel เวลามีรายการมากๆ แต่ก็ต้องมาใส่ตัวเลขเหล่านั้นด้วยมือ และก็ต้องมาตรวจสอบอีกครั้งว่าตัวเลขที่ใส่ตรงกับข้อมูลหรือไม่ แต่พอเป็นโปรแกรมบัญชี เราสามารถตรวจสอบได้ตั้งแต่รายการแรกที่บันทึก ถ้าบันทึกถูกต้องทั้งหมด เราก็ไม่ต้องมาย้อนกลับไปดูรายการเดิมเลย ลดเวลาและขั้นตอนลงได้อย่างมากมาย อีกทั้งมีความถูกต้องสูงเพราะไม่ต้องผ่านการบันทึกหลายครั้ง คือบันทึกรายการเพียงครั้งเดียว ข้อมูลมันจะเชื่อมโยงกันไปโดยอัตโนมัติ
ในช่วงที่ธุรกิจกำลังเปลี่ยนสู่ยุคออนไลน์ การทำงานในหลายๆ อย่าง ก็จำเป็นจะต้องเปลี่ยน เพื่อปรับตัวสู้กับคู่แข่ง ต้องบริหารเงิน บริหารของ บริหารคน ไปในเวลาเดียวกัน แต่มันก็ไม่ใช่เรื่องยาก เพราะข้อมูลทั้งหมดอยู่บนหน้าจอคอมพิวเตอร์แค่คลิกเดียวคุณก็รู้ข้อมูลทั้งหมด แบบนี้จะรออะไรอีกหละครับ
