วิธีแก้ไขและลงบันทึกเมื่อลูกหนี้มียอดคงค้างติดลบ

วิธีการตรวจสอบ

ก่อนอื่นให้ทำการสำรองข้อมูล แล้วจึงเริ่มการประมวลผลตรวจเช็ครายงานสรุปยอดสะสมและยอดคงเหลือ ว่าลูกหนี้รายใดมียอดติดลบจำนวนเท่าไหร่ เมื่อประมวลผลเสร็จแล้วยังมียอดติดลบอยู่ ให้มาตรวจสอบที่ยอดคงเหลือที่แท้จริง จากบิลที่ยังไม่ได้รับชำระเงิน ให้คำนวณหาผลต่าง กับ ยอดคงเหลือที่แท้จริง แล้วจึงนำตัวเลขยอดผลต่างนี้ไปปรับเป็นยอดยกมาเริ่มต้นที่แท้จริง

โดยขั้นตอนการทำงานต่างๆ มีดังต่อไปนี้ :

1. วิธีตรวจสอบ ว่า ในโปรแกรมลูกหนี้ มีลูกหนี้คงค้างเป็นยอดติดลบหรือไม่ ให้เข้าไปดูที่ เมนู REPORT/ สรุปยอดสะสมและยอดคงเหลือ แยกตามลูกหนี้รายตัว รายงานนี้ จะแสดงผล ให้ทราบว่า ลูกหนี้แต่ละราย มียอดคงค้าง สถานะเป็นเช่นไร
   
    
   
   ตัวอย่างเช่น ลูกหนี้ นาย ก. แสงเจริญ มียอดคงค้างชำระ คือ -3,930 บาท
    
      บริษัท สำหรับการสาธิต จำกัด
   - สรุปยอดสะสมและยอดคงเหลือ –
   สิ้นสุด ณ. วันอังคารที่ 31 ธันวาคม 2554

   รหัส ล/น	ชื่อลูกหนี้/ลูกค้า	ยอดขาย สะสมปีนี้	ภาษีขาย	เช็ครับ ล่วงหน้า	ยอดค้าง ชำระ	ยอดขาย ปีที่แล้ว
   11101	นาย ก. แสงเจริญ	6,000.00	420.00	0.00	3,930.00	- 0.00
   	รวมทั้งสิ้น 1 รายการ	6,000.00	420.00	0.00	3,930.00	- 0.00

    
2. ไปที่เมนู Period ปิดบัญชีสิ้นเดือน สถานะ ของปีการทำงาน ให้กดปุ่ม Page Up เพื่อ OPEN ทั้ง 2 ปีการทำงาน
   
   
   
   จากนั้นที่เมนู Others / นำข้อมูล กลับมาประมวลผลใหม่ ให้ระบุ เดือนและปี การทำงาน ทั้ง 2 ปีการทำงาน กด Enter แล้วตอบ Yes
   
    
    
3. หลังจากที่ทำการนำข้อมูลกลับมาประมวลผลใหม่แล้ว ให้ตรวจสอบข้อมูลตามข้อ (1) ว่ายังมียอดคงค้าง ติดลบอีกหรือไม่ ถ้ามี ให้ทำข้อถัดไป
    
4. ไปที่เมนู UPDATE / เพิ่มหรือแก้ไขแฟ้มลูกหนี้ กด F1 เลือกลูกหนี้รายที่ติดลบขึ้นมา กด F3 เพื่อ ดู ยอดยกมาเริ่มต้น (ดังรูป ยอดยกมาเริ่มต้น คือ – 5,000 บาท )
   
   
    
5. ไปที่ เมนู UPDATE / เพิ่มหรือแก้ไขแฟ้มลูกหนี้ กด F1 เลือกลูกหนี้รายที่ติดลบขึ้น มา แล้วกด F3 แล้ว กดปุ่ม PageUp ขึ้น ไป จนถึงบรรทัดแรก เขียนว่า ยอดยกมา ให้กดปุ่ม Enter แล้ว กดปุ่ม Space Bar พร้อมกับ Enter ลบ รายการทั้งหมดทิ้งให้เป็น ช่องว่าง จากนั้นให้กด ปุ่ม F10 เพื่อทำการ Save
   
   
   
   ในขั้นตอนนี้เป็นการทำเพื่อต้องการล้างยอดยกมาเริ่มต้นให้เป็น ศูนย์ และเพื่อดูยอดคงค้างชำระ ณ.ปัจจุบัน ที่ไม่มียอดยกมาเริ่มต้น
    
6. ไปที่เมนู Report / รายงานสรุปยอดสะสมและยอดคงเหลือ จะมียอดค้างชำระ ของลูกหนี้รายนั้น 
   
    
   บริษัท สำหรับการสาธิต จำกัด
   สรุปยอดสะสมและยอดคงเหลือ
   สิ้นสุด ณ. วันอังคารที่ 31 ธันวาคม 2554
   

   รหัส ล/น	ชื่อลูกหนี้/ลูกค้า	ยอดขาย สะสมปีนี้	ภาษีขาย	เช็ครับ ล่วงหน้า	ยอดค้าง ชำระ	ยอดขาย ปีที่แล้ว
   11101	นาย ก. แสงเจริญ	6,000.00	420.00	0.00	1,070.00	- 0.00
   	รวมทั้งสิ้น 1 รายการ	6,000.00	420.00	0.00	1,070.00	- 0.00

   
   ยอดค้างชำระ 1,070 บาท จะเป็นยอดค้างชำระ ณ. ปัจจุบัน ที่ไม่มียอดยกมาเริ่มต้น 
   
   ยอดคงค้าง ณ.ปัจจุบัน คือ 1,070 บาท เป็นยอดคงค้าง ที่ไม่มี ยอดยกมาเริ่มต้น แต่เรากำลังจะคำนวณหายอดยกมา เริ่มต้นที่แท้จริงลองลูกหนี้รายนี้ ดังนั้น ให้ไปตรวจสอบบิล ที่ยังค้างชำระอยู่ว่าเหลืออยู่กี่ใบ และมีมูลค่า เท่าไหร่ แล้วจึงนำยอดนั้น บวกกับ ยอดคงค้าง ณ.ปัจจุบัน เพื่อคำนวณหายอดยกมาเริ่มต้นที่แท้จริง
   
   ตรวจสอบบิลที่ยังค้างชำระอยู่ ผลปรากฏว่า มีอยู่ทั้งหมด 3 ใบ ดังนี้

   1. ใบกำกับ เลขที่ 4401 จำนวนเงิน 10,000 บาท
   2. ใบกำกับ เลขที่ 4402 จำนวนเงิน 10,000 บาท
   3. ใบกำกับ เลขที่ 4510 จำนวนเงิน 1,070 บาท
   
   คำนวณ หายอดยกมาเริ่มต้น ได้จาก นำ บิลทั้ง 3 ใบ รวม กัน ลบด้วย ยอดคงค้าง ณ.ปัจจุบัน (ยอดจากข้อ 6) คือ (10,000+10,000+1,070) – 1,070 = 20,000 ดังนั้น ยอดยกมาเริ่มต้น คือ 20,000 บาท
    
7. ไปที่เมนู UPDATE / เพิ่มหรือแก้ไขแฟ้มลูกหนี้ กด F1 เลือกลูกหนี้รายที่ติดลบขึ้นมา กด F3 เพื่อบันทึกยอดยกมาต้นงวด