การบันทึกรายการที่เกี่ยวกับค่าบริการที่ยังไม่ถึงกำหนดจ่ายภาษี

กิจการมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้น เช่น ค่าโฆษณา ซึ่งกิจการจะจ่ายภาษีซื้อก็ต่อเมื่อถึงวันที่รับชำระเงิน แต่ตอนตั้งยอดหนี้จะต้องตั้งเต็มจำนวน คือรวมภาษีซื้อแล้ว เช่นวันที่ 7 / 2 / 55 เกิดค่าโฆษณาขึ้น 10,000 บาท มีภาษีซื้อ 700 บาท จะตั้งยอดหนี้เท่ากับ 10,700 บาท ส่วนค่าโฆษณาจะตั้งยอดหนี้ 10,000 บาท แต่ภาษีซื้อยังไม่มีการบันทึก แต่จะบันทึกเป็นภาษีรอจ่าย ซึ่งมีวิธีดังต่อไปนี้ :

1. ให้สร้างรหัสบัญชีภาษีขอตัดจ่ายขึ้นมาใน โปรแกรมบัญชีแยกประเภท> UPDATE/เพิ่มหรือแก้ไขผังบัญชี โดยกำหนดบัญชีเป็นหนี้สินหมุนเวียน เช่น รหัสบัญชี 2000 เป็นเจ้าหนี้, 2001 เป็นภาษีรอตัดจ่าย
   
   
2. เมื่อเกิดรายการค่าใช้จ่ายขึ้น ให้บันทึกรายการที่ โปรแกรมเจ้าหนี้> EDIT/บันทึกรายการประจำวัน เลือกรายการเจ้าหนี้ และเมื่อบันทึกรายการถึงช่องรหัสบัญชีแยกประเภท ให้บันทึกเลขที่บัญชีเป็นค่าโฆษณาที่ตั้งไว้ใน โปรแกรมบัญชีแยกประเภท ส่วนจำนวนเงินให้บันทึกเป็นยอด 10,000 บาท กด ENTER มาที่ช่องภาษีซื้อ ให้ลบ 7% ออกแล้วจึงกด F10 เพื่อบันทึกข้อมูล
   
   
3. จากนั้นให้บันทึกรายการอีกครั้งหนึ่ง โดยเลือกรายการเจ้าหนี้เหมือนเดิม ส่วนรหัสบัญชีแยกประเภทให้บันทึกเป็นภาษีรอตัดจ่ายที่ได้กำหนดไว้ในโปรแกรมบัญชีแยกประเภท (รหัส 2001) โดยจำนวนเงินให้บันทึกเป็นยอด 700 บาท จากนั้นกด ENTER มาที่ช่องภาษีซื้อ ให้ลบ 7% ออกแล้วกด F10 เพื่อบันทึกข้อมูล
   
   
4. เมื่อถึงวันที่ชำระเงินให้บันทึกรายการที่ โปรแกรมเจ้าหนี้> EDIT/บันทึกรายการประจำวัน เลือกรายการเช็คเงินสด ตามที่จ่ายให้กับเจ้าหนี้ และเมื่อบันทึกรายการถึงช่องรหัสบัญชีแยกประเภท ให้บันทึกเลขบัญชีที่เป็นรหัสบัญชีเจ้าหนี้ (รหัส 2000) จำนวนเงินที่ชำระคือ 10,000 บาท และกด ENTER จากนั้นมาที่ช่องภาษีมูลค่าเพิ่ม ให้บันทึก 7% ตามปกติ แล้วจึงกด F10 เพื่อบันทึกข้อมูล
   
   
5. จากนั้นจะต้องทำการล้างรายการที่บันทึกตอนที่ตั้งหนี้ครั้งแรกออก (จากข้อ 2) โดยให้บันทึกรายการที่ EDIT/บันทึกรายการประจำวัน โดยเลือกรายการเจ้าหนี้ และในช่องรหัสบัญชีแยกประเภท ให้บันทึกเป็นรหัสบัญชีเจ้าหนี้ (รหัส 2000) ส่วนจำนวนเงินให้ใส่เป็นยอดติดลบคือ -10,000 บาท และให้ลบ 7% ในช่องภาษีซื้อออก แล้วจึงกด F10 เพื่อบันทึกข้อมูล
   
   
6. หลังจากล้างรายการที่ตั้งหนี้แล้ว (ข้อ 5) ท่านจะต้องล้างรายการภาษีรอตัดจ่ายออกด้วย โดยใช้บันทึกรายการที่หัวข้อ EDIT/บันทึกรายการประจำวัน โดยเลือกรายการเป็นเจ้าหนี้ ส่วนรหัสบัญชีให้บันทึกเป็น เลขบัญชีภาษีรอตัดจ่าย (รหัส 2001) จำนวนเงินให้บันทึกเป็นยอดติดลบคือ -700 บาท และให้ลบ 7% ออกในช่องภาษีซื้อ จากนั้นกด F10 บันทึกข้อมูล
   
   
7. หลังจากทำขั้นตอนที่ 1-6 เรียบร้อยแล้ว ท่านจะมีรายการเจ้าหนี้ค้างอยู่ 4 รายการคือรายการซื้อ 2, 3, 5, 6 ให้ทำการวางบิลใน โปรแกรมเจ้าหนี้ฯ> EDIT/ออกใบรับวางบิล โดยเลือกบิลที่ทำใน 2, 3, 5, 6 มาวางบิลเพื่อล้างยอดใน REPORT เจ้าหนี้รายตัวออกทั้งหมด
   
   
8. เมื่อเสร็จขั้นตอนข้อ 1-7 แล้ว ให้โอนข้อมูลจาก AP เข้า GL อีกครั้งหนึ่ง