Advanced Search
Tools
Rss หมวดหมู่

การดูแลรักษาข้อมูล ให้มีเสถียรภาพ และ มีความปลอดภัย

Views: 12931 Last Updated: 08/01/2019 16:05

เนื้อหาในหัวข้อนี้ประกอบด้วย

  • การดูแลรักษาข้อมูล ชนิดของไฟล์ฐานข้อมูลของโปรแกรม EASY-ACC
  • การแก้ไขแฟ้มข้อมูลที่เสียหาย ชนิดต่างๆของการแก้ไขที่มีในโปรแกรม EASY-ACC
  • วิธีการแก้ไขแฟ้มข้อมูลที่เสียหาย ขั้นตอนการแก้ไขเมื่อปัญหา

การดูแลรักษาข้อมูล

โดยปกติแล้วข้อมูลของโปรแกรม EASY-ACC ไม่จำเป็นจะต้องอาศัยการดูแลอะไรเป็นพิเศษ ยกเว้นแต่เกิดเหตุการณ์ที่ทำให้ข้อมูล หรือ โปรแกรมหยุดการทำงานอย่างกระทันหันโดยไม่ได้จบการทำงาน ซึ่งในกรณีนี้อาจจะทำให้แฟ้มข้อมูลบางส่วนได้รับความเสียหาย ในโครงสร้างแฟ้มข้อมูลของโปรแกรม EASY-ACC ทั้งหมดจะประกอบไปด้วยไฟล์ 2 ประเภทคือ DAT และ IX

ไฟล์ DAT จะเป็นไฟล์ที่เป็นที่เก็บข้อมูลหลักของแต่ละโปรแกรม เช่น ICFILE01.DAT ก็จะเก็บรหัสสินค้า ICFILE02.DAT ก็จะเป็นรายการบันทึกประจำวันของโปรแกรมสินค้าคงคลัง เป็นต้น ไฟล์นี้หากได้รับความเสียหายจะต้องดูว่าเสียในส่วนใด ในกรณีที่มีการเสียหายในระหว่างปีปัจจุบัน กับปีที่ผ่านมา อาจจะมีผลกระทบต่อตัวเลขต่างๆได้ แต่ถ้าข้อมูลที่เสียหายไม่ได้อยู่ในช่วงดังกล่าว หากเสียหายก็จะไม่ผลใดๆ ต่อตัวเลขในระบบ

ไฟล์ IX จะเป็นไฟล์สารบัญ คือ ไฟล์ที่ระบุการจัดเรียงข้อมูลของแต่ละไฟล์ DAT ในแต่ละโปรแกรมเช่น ICFILE01.IX ก็จะเป็นแฟ้มสารบัญของไฟล์ ICFILE01.DAT เป็นต้น สำหรับไฟล์ IX นี้ในกรณีที่เสียหายมากๆ เราสามารถที่จะลบทิ้งได้ และเมื่อเรียกโปรแกรม EASY-ACC ไฟล์ IX จะถูกสร้างขึ้นใหม่โดยอัตโนมัติ แต่จะยังใช้การไม่ได้จนกว่าจะมีการแก้ไขแฟ้มข้อมูลที่เสียหาย

การแก้ไขแฟ้มข้อมูลที่เสียหาย

ในกรณีที่คุณเรียกโปรแกรมขึ้นมาแล้วปรากฏว่า รายการที่เคยแสดงขึ้นมากลับไม่มีแสดงขึ้นมา หรือ การจัดเรียงข้อมูลไม่เป็นไปตามปกติ แสดงว่าข้อมูลของคุณควรจะได้ตรวจสอบ และแก้ไขให้อยู่สภาพปกติ การแก้ไขแฟ้มข้อมูลที่เสียหายในโปรแกรมจะมีด้วยกัน 2 แบบ คือ กับ FULL ซึ่งโปรแกรม EASY-ACC ได้จัดเตรียมส่วนที่จะแก้ไขไว้แล้วในหัวข้อจัดการแฟ้มข้อมูล และ อยู่ในหัวข้อ OTHER ของแต่ละโปรแกรม
NORMAL เป็นการแก้ไขแฟ้ม IX ซึ่งโปรแกรมจะนำข้อมูลมาทำการจัดเรียงแฟ้มสารบัญใหม่ โดยเราจะเรียกใช้การ NORMAL เมื่อ
- รายงานที่แสดงออกมาไม่มีการเรียงลำดับอย่างถูกต้อง เช่น ไม่เรียงตามวันที่ ตามรหัส เป็นต้น 
- รหัสแฟ้มข้อมูลหลัก เรียงไม่ถูกต้อง หรือ มีบางรหัสหายไป
- รายการที่บันทึกไปแล้วไม่ไปแสดงยังรายการที่เกี่ยวข้อง เช่น ออกใบวางบิลแล้ว ไม่ไปปรากฏที่รายการชำระเงินตามใบวางบิล เป็นต้น
การ NORMAL นี้จะใช้เวลาน้อยการการแก้ไขแบบการ FULL ดังนั้น เมื่อข้อมูลเกิดความเสียหายขึ้น การแก้ไขในเบื้องต้นควรจะทำการ NORMAL ก่อนที่แก้ไขด้วยวิธีการอื่น
การ FULL เป็นการแก้ไขแฟ้ม DAT ซึ่งเป็นแฟ้มที่เก็บข้อมูลหลักของโปรแกรม โดยโปรแกรมจะสร้างไฟล์ชั่วคราวขึ้นมาซึ่งจะมีโครงสร้างเหมือนกับไฟล์หลักที่จะแก้ไข จากนั้นจะอ่านข้อมูลจากไฟล์หลักทีละรายการ ถ้าข้อมูลที่อ่านมามีความถูกต้องก็จะนำไปเขียนยังไฟล์ชั่วคราว แต่ถ้าข้อมูลที่อ่านขึ้นมาไม่มีความถูกต้อง เช่น ข้อมูลที่เป็นขยะ หรือ เป็นข้อมูลที่โปรแกรมไม่สามารถอ่านได้ กรณีนี้โปรแกรมจะข้ามไปไม่เอาไปเขียนบนแฟ้มชั่วคราว ทำเช่นนี้จนกระทั่งครบทุกรายการ จากนั้นไฟล์หลักก็จะถูกลบทิ้ง และไฟล์ชั่วคราวก็จะเปลี่ยนมาเป็นไฟล์หลักแทน และ ขั้นตอนสุดท้ายก็จะทำการ NORMAL ข้อมูลให้อีกครั้งโดยอัตโนมัติ ดังนั้นในการ FULL แฟ้มข้อมูลจะเป็นการแก้ไขในลักษณะการคัดเลือกเฉพาะข้อมูลที่อยู่ในสภาพดีมาใช้งานเท่านั้น ส่วนข้อมูลที่เสียหายก็จะถูกกำจัดทิ้งไป 
ในการเลือกใช้การแก้ไขแบบใดนั้น จริงๆแล้วไม่มีข้อกำหนดตายตัว เมื่อเกิดปัญหาอาจจะทำการ แก้ไขโดยการ FULL แทนที่จะเป็นการ NORMAL ก็สามารถทำได้ เพียงแต่การ FULL จะใช้เวลามากกว่าการ NORMAL มากประมาณ 3-4 เท่า ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดของข้อมูลเป็นหลัก แต่ถ้าการแก้ไขโดยการ NORMAL ไม่สามารถแก้ไขได้ ก็จะต้องแก้ไขโดยการ FULL

วิธีการแก้ไขแฟ้มข้อมูลที่เสียหาย

1. ก่อนที่จะทำการแก้ไขแฟ้มข้อมูลควรจะทำการสำรองแฟ้มข้อมูลทั้งหมด ให้เรียบร้อยก่อน เพราะ หากเกิดปัญหาในระหว่างการสำรองโดยเฉพาะจากฮาร์ดดิสก์ จะทำให้ข้อมูลเสียหายได้ <ดูวิธีการสำรองแฟ้มข้อมูล>
2. กรณีไม่สามารถเรียกเข้าโปรแกรมได้ ให้ไปทำการแก้ไขที่ รายการจัดการแฟ้มข้อมูลจากเมนูหลัก เลือกรายการ แก้ไขแฟ้มข้อมูลที่เสียหาย
3. ในกรณีที่สามารถเรียกเข้าโปรแกรมได้ ให้เรียกโปรแกรมที่ต้องการแก้ไข เช่น โปรแกรมบัญชีแยกประเภท จากนั้นไปที่หัวข้อ OTHERS เลือกรายการ “แก้ไขแฟ้มข้อมูลที่เสียหาย” 
4. ให้กรณีที่คุณใช้งานบนระบบ LAN จะต้องบอกให้ผู้ใช้โปรแกรมคนอื่นออกจากโปรแกรม EASY-ACC ให้หมดก่อน มิฉะนั้นโปรแกรมจะแจ้งข้อผิดพลาด DOS ERROR 005 ขึ้นมา แสดงว่ายังมีผู้ใช้งานคนอื่นเรียกโปรแกรมอยู่
5. เฉพาะการแก้ไขที่เลือกจากในโปรแกรม จะสามารถเลือกการแก้ไขได้ ว่าต้องการจะ FULL หรือ NORMAL แล้วกด ENTER ส่วนการแก้ไขที่เลือกจากรายการจัดการแฟ้มข้อมูลจะเป็นการแก้ไขแบบ FULL เท่านั้น เนื่องจากในกรณีที่แฟ้ม IX เสียหายสามารถที่จะยังเรียกเข้าโปรแกรมได้อยู่ ดังนั้นความเสียหายจึงไม่มาก แต่ถ้าไม่สามารถเรียกเข้าโปรแกรมได้ แสดงว่าแฟ้มข้อมูลที่เป็น DAT ได้รับความเสียหายจนกระทั่งไม่สามารเรียกเข้าโปรแกรมได้
6. จากนั้นโปรแกรมจะให้เลือกว่าจะแก้ไขแฟ้มข้อมูลทั้งหมด หรือ เฉพาะแฟ้มที่เสียหาย เมื่อเลือกรายการที่ต้องการแล้วกด ENTER อีกครั้ง โปรแกรมจะเริ่มทำการแก้ไข ให้สังเกตุว่าหลังจากที่ได้มีการแก้ไขแล้วทุกแฟ้มได้รับการแก้ไข 100% หรือไม่ ถ้ามีบางแฟ้มที่แก้ไขแล้ว ปรากฏว่าไม่ 100% ให้ทำการแก้ไขที่แฟ้มข้อมูลเดิมซ้ำอีกครั้ง จนกระทั่งมีการแก้ไขครบ 100%

Copyright © Business Soft Co., Ltd. All Rights Reserved. | Privacy Policy | เลขที่ทะเบียนพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ : 0105533127851