ข้อคำแนะนำในการออกแบบรหัสบัญชีว่า ควรจะออกแบบอย่างไรให้เหมาะสมกับหลักบัญชี โดยจะจัดแบ่งประเภทของบัญชีออกเป็น 5 หมวดใหญ่ ที่ขึ้นต้นด้วยรหัสหมวด คือ
“1” สินทรัพย์
”2” หนี้สิน
”3” ทุน
”4” รายได้
”5” ค่าใช้จ่าย
เมื่อทราบหมวดบัญชีที่ใช้งานแล้ว ก็ให้นำรายการในแต่ละหมวดมาจัดเรียง ก่อนที่จะกำหนดรหัสให้แต่ละบัญชี และควรจะนำชื่อของบัญชี แต่ละรายการ มาจัดเรียงลำดับให้เรียบร้อยก่อนเสมอ
แนวทางและวิธีการออกแบบ
- ควรนำบัญชีประเภทเดียวกันให้มาอยู่ติดกัน ยกตัวอย่างเช่น
เงินสดในมือ
เงินสดย่อย
เงินฝากธนาคารกรุงเทพ บัญชีกระแสรายวัน
เงินฝากธนาคารกรุงเทพ บัญชีสะสมทรัพย์
เงินฝากธนาคารไทยพาณิชย์ บัญชีกระแสรายวัน เป็นต้น
- ไม่ต้องกำหนดหัวบัญชี
(จากตัวอย่างในข้อ 1) ในกลุ่มรหัสของบัญชีธนาคาร ไม่ต้องกำหนดบัญชี “เงินฝากธนาคาร” เป็นหัวบัญชี เพราะโปรแกรม EASY-ACC จะจัดทำกลุ่มบัญชีนี้ให้ในภายหลัง หลังจากที่กำหนดรหัสบัญชีเรียบร้อยแล้ว
- ไม่ควรใช้ตัวอักษรในการออกแบบรหัสบัญชี
เพราะท่านอาจไม่เข้าใจการเรียงลำดับทางคอมพิวเตอร์ ซึ่งอาจทำให้ลำดับผิดไปจากที่กำหนดไว้้ (ในโปรแกรม EASY-ACC ่านทสามารถกำหนดรหัสบัญชีเป็นแบบตัวอักษรหรือตัวเลขก็ได้)
- บัญชีประเภทปรับยอดควรจะอยู่ถัดจากเลขที่บัญชีหลักทันที
ค่าเสื่อมสะสมรถยนต์ ควรอยู่ถัดจากบัญชีรถยนต์ และบัญชีประเภทนี้ มักจะนิยมให้มีรหัสเหมือนกับเลขที่บัญชีหลักแต่ลงท้ายด้วย “.” เช่น
151 รถยนต์
151.1 ค่าเสื่อมสะสมรถยนต์
เมื่อจัดเรียงรายชื่อบัญชีที่ใช้ในกิจการเสร็จเรียบร้อยแล้ว ก็นำรหัสบัญชีกำกับไว้ที่หน้าชื่อบัญชีเหล่านั้น เพื่อความสะดวกในการเตรียมรหัสบัญชีจึงได้จัดทำฟอร์มสำหรับจัดเตรียมเพื่อให้ใช้งานได้สะดวกขึ้น
หมวดหมู่ 