| ... ผู้ใช้งานโปรแกรมบนระบบ LAN โปรดทราบ ... |
|---|
ก่อนจะเริ่มต้นการปิดบัญชีและสำรองข้อมูล กรณีที่ใช้งานบนระบบ LAN จะต้องแจ้งให้ทุกคนออกจากโปรแกรม EASY-ACC ให้หมด ยกเว้นเครื่องที่จะใช้ทำการสำรองข้อมูล และปิดบัญชีสิ้นปีเท่านั้น (จะต้องมีเครื่องที่เรียกโปรแกรม EASY-ACC เพียง 1 เครื่องในการทำขั้นตอนนี้)
ให้ตรวจสอบให้แน่ใจก่อนว่าไม่มีเครื่องใดเรียกใช้งานอยู่ ยกเว้นเครื่องที่จะทำการปิดบัญชีสิ้นปีเท่านั้น เพราะหากมีเครื่องใดเปิดค้างอยู่วันที่เริ่มต้นงวดจะไม่เปลี่ยนให้ แม้จะปิดบัญชีไปแล้วก็ตาม ทำให้เข้าใจว่ายังไม่ได้ปิดบัญชีสิ้นปี และไปปิดซ้ำอีกครั้งโดยไม่ตั้งใจ ขอให้ ระมัดระวังในจุดนี้ด้วย |
สำหรับผู้ที่ใช้งานโปรแกรม EASY-ACC ที่จะบันทึกรายการของปี 2564 แล้วปรากฏข้อความเตือนว่า
แสดงว่าท่านยังไม่ทำการปิดบัญชีสิ้นปี ดังนั้นก่อนจะเริ่มต้นบันทึกรายการค้าที่ลงวันที่เป็นปี 2564 จะต้องทำการปิดบัญชีสิ้นปีเสียก่อน ในการปิดบัญชีสิ้นปีนั้น ท่านสามารถบันทึกรายการค้าของปี 2563 และ 2564 ได้ แต่จะบันทึกรายการของปี 2562 ไม่ได้
ขั้นตอนการปิดบัญชีสิ้นปี
ก่อนจะปิดบัญชีสิ้นปี จะต้องทำการสำรองข้อมูลของปี 2563 ให้เรียบร้อยเสียก่อนตามขั้นตอนดังนี้
1. ไปที่รายการ FILE > สำรองแฟ้มข้อมูล(จากโปรแกรม EASY-ACC โปรแกรมใดก็ได้)
สามารถดูขั้นตอนโดยละเอียด คลิกที่นี้ วิธีการสำรองแฟ้มข้อมูล
2. เมื่อสำรองข้อมูลเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้ไปที่รายการ Period > ปิดบัญชีสิ้นปี ทุกโปรแกรมโดยทำทีละโปรแกรม โดยเริ่มจาก
- โปรแกรมบัญชีแยกประเภท
- โปรแกรมสินค้าคงคลัง
- โปรแกรมเจ้าหนี้และค่าใช้จ่าย
- โปรแกรมลูกหนี้และรายได้
8. จากจอภาพปิดบัญชีสิ้นปีจะแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับการปิดบัญชี โดยก่อนที่จะปิดขอให้อ่านข้อความให้แน่ใจว่าหลังจากที่ปิดแล้ววันที่เริ่มต้นงวดจะเปลี่ยนเป็น 01/01/2564 ในกรณีที่วันที่เริ่มต้นงวดหลังจากที่ปิดแล้วระบุเป็นปีอื่นแสดงว่าได้ปิดบัญชีสิ้นปีไปแล้ว ห้าม..ทำการปิดซ้ำโดยเด็ดขาด !!
9. ให้ทำ Check Box (เครื่องหมายถูก) ทั้ง 3 รายการ เพื่อเป็นการยืนยัน โดยข้อความที่สำคัญคือ วันที่เริ่มต้นงวดหลังจากปิดบัญชี คือ 01/01/2564
10. จากนั้นคลิก YES
เมื่อทำการปิดบัญชีสิ้นปีเรียบร้อยแล้ว สามารถบันทึกรายการของปี 2563 และ 2564 ได้ทันที
ปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นในการปิดบัญชีสิ้นปี และการแก้ไข
- กรณีที่ทำการปิดบัญชีสิ้นปีซ้ำ
ทำให้วันที่เริ่มต้นงวดไม่เป็น 01/01/64 วิธีการแก้ไขคือให้นำข้อมูลที่สำรองไว้กลับมาลงใหม่แล้วทำการปิดบัญชีสิ้นปี ใหม่อีกครั้งหนึ่ง
- หลังจากที่ปิดบัญชีสิ้นปีแล้วปรากฏว่า สินค้าคงเหลือก่อนปิดและหลังปิดบัญชีมีจำนวนไม่เท่ากัน ให้แก้ไขดังนี้
- นำข้อมูลที่สำรองไว้กลับมาลงใหม่
- ทำการแก้ไขแฟ้มข้อมูลที่เสียหาย โดยไปที่รายการ OTHER > แก้ไขแฟ้มข้อมูลที่เสียหาย เลือกวิธีการเป็นแบบ FULL
- นำข้อมูลมาประมวลผลใหม่ที่รายการ OTHER > นำข้อมูลมาประมวลผลใหม่
- ทำการปิดบัญชีสิ้นปีอีกครั้งหนึ่ง
ถ้าปิดบัญชีสิ้นปีเกิน แต่ไม่ได้สำรองไว้จะมีผลอะไรบ้าง
ยอดยกมาของโปรแกรมที่ปิดบัญชีเกินจะผิดไป ทำให้รายงานประเภทสรุปยอดต่างๆ จะผิด เช่น รายงานสรุปยอดสะสม และ งบการเงินต่างๆ จะผิดไป อย่างไรก็ตามถ้าเริ่มต้นใช้โปรแกรมในปี 63 แม้ว่าจะปิดบัญชีเกินไป 1 ปีก็ยังสามารถแก้ไขได้ รบกวนติดต่อมายังฝ่ายบริการเพื่อรับคำแนะนำในการแก้ไข แต่ถ้าเริ่มใช้ก่อนปี 62 จะไม่สามารถแก้ไขอะไรได้ ต้องนำข้อมูลที่สำรองไว้กลับมาลงใหม่เท่านั้น และปิดบัญชีสิ้นปีใหม่
หมวดหมู่ 