ถ้ามีสินค้าคงคลังหลายตัว คุณจะต้องกำหนดประเภทบัญชีย่อยเสียก่อน ตัวอย่างเช่น รหัส 110 สินค้านำเข้า, รหัส 111 สินค้าผลิต, รหัส 112 สินค้าซี้อในประเทศ ให้ใส่ 110 ไว้ในเลขที่บัญชีสำหรับระบบ จากนั้นให้ไปทำการสร้างประเภทบัญชีย่อย ซึ่งประโยชน์ของการกำหนดประเภทบัญชีย่อย จะทำให้รายงานที่พิมพ์ออกมาดูสวยงามและเป็นระเบียบเรียบร้อยขึ้น อีกทั้งยังได้ยอดรวมของกลุ่มนั้นแยกออกมาด้วย
วิธีการกำหนด
ให้เรียกโปรแกรม บัญชีแยกประเภท เลื่อนแถบแสงไปที่ Update > กำหนดประเภทบัญชีย่อย คลิก "เพิ่ม" หรือ กด F4 จะสามารถเพิ่มบัญชีย่อยได้ เมือ cursor อยู่ที่ช่อง "ชื่อประเภทบัญชี" ให้ใส่รายละเอียดของกลุ่มบัญชีตามต้องการ เมื่อเสร็จเรียบร้อยคลิก ตกลง หรือ กด F10 เพื่อบันทึกข้อมูล ดังรูป
ชื่อประเภทบัญชี : ใส่ชื่อของประเภทบัญชีย่อยความยาวไม่เกิน 30 ตัวอักษร (จากตัวอย่าง "สินค้าคงคลัง")
ตั้งแต่บัญชีเลขที่ :ใส่เลขที่บัญชีแรกของกลุ่มบัญชี (จากตัวอย่าง "1110" คือ สินค้านำเข้า)
จนถึงบัญชีเลขที่ : ใส่เลขที่บัญชีลำดับสุดท้ายในกลุ่ม (จากตัวอย่าง "1130" คือ สินค้าที่ผลิตเอง)
แสดงรายงาน : ถ้าเลือก "แสดงปกติ" เวลาพิมพ์รายงานจะแสดงดังนี้
แต่ถ้าเลือก "เฉพาะประเภทบัญชี" เวลาพิมพ์รายงานจะแสดงยอดรวมเพียงบรรทัดเดียวโดยจะแสดงในชื่อของประเภทบัญชีย่อยดังนี้
ข้อสังเกตในการสร้างประเภทบัญชีย่อย มีดังนี้
- บัญชีที่จะนำมาจัดกลุ่มประเภทบัญชีย่อยนี้ จะต้องเป็นบัญชีที่อยู่เรียงลำดับต่อกันเสมอ และจะต้องเป็นบัญชีประเภทเดียวกันด้วย(ยกเว้นบัญชีประเภทปรับยอดสามารถนำมารวมอยู่ ด้วยได้)
- กรณีที่มีบัญชีปรับยอด ให้นำบัญชีปรับยอดรวมเข้าไว้ในกลุ่มด้วย
- ควรระวังไม่ให้มีเลขที่บัญชีซ้อนกันในประเภทบัญชีย่อยแต่ละกลุ่ม เพราะทำให้ยอดในรายงานต่าง ๆ ผิดพลาดได้ บัญชีที่จะนำมาจัดกลุ่มจะต้องเป็นบัญชีที่มีอยู่จริงในผังบัญชีแล้วเท่านั้น ห้ามกำหนดเผื่อไว้ (ถ้าในอนาคตมีการเพิ่มบัญชีใหม่สามารถกลับมาแก้ไขเพิ่มเติมภายหลัง) เช่น ปัจจุบันมีรหัสบัญชี 110 ถึง 112 แต่ไปกำหนดกลุ่มบัญชีเป็น 110 ถึง 119 เป็นต้น ในลักษณะนี้จะทำให้ตัวเลขในงบการเงินผิดพลาดได้
หมวดหมู่